Nicolas Leroyconsultant IA
secteur · praticiens et cabinets

Le téléphone sonne pendant la séance.

En cabinet, le temps administratif se prend sur le temps de soin ou sur le temps personnel, jamais ailleurs. Il y a de vraies choses à faire, et une limite très nette à poser sur les données de santé. Cette page dit les deux, y compris ce que je ne peux pas faire.

Lancer mon audit gratuit Ce que je construis

Aucun devis avant d'avoir vu vos documents réels.

thérapeutes · ce qui circule
  1. l'appel pendant la séance
  2. prise du message
  3. créneau ou rappel
le point noir
Le téléphone et le compte rendu
les documents
Comptes rendus, notes d'honoraires, courriers
la limite
Pas d'hébergement de données de santé
la part d'IA
Structurer une dictée, filtrer les appels
01 · le vrai sujet

Les documents qui vous prennent vos soirées.

Avant de parler d'outil, il faut nommer ce qui coûte. Dans votre métier, ce n'est pas « l'administratif » en général : ce sont quatre documents précis, toujours les mêmes, qui reviennent toutes les semaines.

  • Le compte rendu de séance. tapé entre deux patients ou le soir, quand les détails s'estompent.
  • Le rendez-vous. pris au téléphone, déplacé, annulé, et parfois oublié.
  • La note d'honoraires. à éditer, à envoyer, à suivre.
  • Le courrier confrère. quand il faut adresser ou rendre compte.

Vos comptes rendus, vous les tapez quand ?

Cette question n'est pas rhétorique. Tant que la réponse est « moi, le soir », il y a quelque chose à faire, et la calculette du site le chiffre avec vos propres nombres, en affichant sa formule.

02 · ce que ça donne

Le même document, mais préparé tout seul.

Plutôt que de vous promettre un gain, voici la scène telle qu'elle se joue une fois le système en place. Rien n'est simulé ici : c'est l'enchaînement réel, avec les outils qui le portent.

ce qui se passe De l'appel pendant la séance au message qualifié qui vous attend.
appel non décroché
Demande de report Patiente suivie, souhaite décaler jeudi reçu pendant une séance
prise du message
  • Type de demandereport
  • Urgencenon
  • Créneaux libres proposés2
  • À traiterentre deux patients
le résultat
Message qualifiéavec les créneaux déjà proposés
aucune séance interrompue

Aucune donnée de santé n'entre là-dedans : le système traite des demandes de créneaux, pas des dossiers. Je ne suis pas hébergeur agréé et je le dis.

la chaîne Les outils réellement employés, dans l'ordre où la donnée les traverse.
  1. L'appelquand vous ne pouvez pas décrocher
  2. n8nla chaîne démarre
  3. Claudequalifie la demande
  4. Votre agendales créneaux libres
  5. Le récapitulatifune liste, pas un mystère
03 · ce que je construis

Quatre briques, prises dans cet ordre.

On ne livre pas les quatre d'un coup. On commence par la plus douloureuse, celle qui vous rend une soirée dès la première semaine, et on juge sur pièce avant d'aller plus loin. C'est le deuxième chapitre de ma méthode.

01

Les appels qui ne coupent plus la séance

Les demandes de rendez-vous, de report et d'information sont prises pendant que vous travaillez. Vous traitez une liste entre deux patients.

02

Le rendez-vous et son rappel

Pris en ligne, confirmé, rappelé. Les créneaux libérés par une annulation sont proposés.

03

Le compte rendu depuis la dictée

Vous dictez 2 minutes après la séance, le compte rendu sort au gabarit. Il reste chez vous.

04

Les honoraires suivis

Notes éditées, envoyées, et les impayés visibles sans fouiller.

04 · l'IA à sa place

Ce qui a besoin d'un modèle, et ce qui n'en a pas besoin.

Sur 10 demandes qui arrivent chez moi avec le mot « IA », 8 se règlent par une automatisation qui ne coûte rien à l'exécution et qui donne le même résultat à chaque fois. Confier une étape à un modèle quand une règle suffit, c'est payer pour rendre son système imprévisible.

où va quoi La règle : un modèle seulement là où la forme est imprévisible.

des règles, pas d'IA

  • le classement
  • les calculs
  • les relances
  • les envois
  • les échéances

toujours pareiltestable, prévisible, et gratuit à l'exécution

un modèle, ici seulement

  • lire un document non structuré
  • comprendre une demande écrite librement
  • rédiger un premier jet

une tâche, une réponseet un écran pour vérifier avant que ça compte

05 · former vos équipes

Et si le vrai besoin, c'était de savoir s'en servir.

Une partie des demandes que je reçois ne relève pas d'un développement. L'équipe utilise déjà des outils d'IA, mal, chacun dans son coin, souvent avec des données qui ne devraient pas y être. Dans ce cas, livrer un système ne sert à rien : ce qu'il faut, c'est une formation sur mesure, construite sur vos documents à vous.

Je ne vends pas de formation sur catalogue : ça existe déjà, et souvent très bien. Ce que je fais, c'est une journée bâtie sur vos thérapeutes et vos cas réels, avec ce qui est permis, ce qui ne l'est pas, et ce que chacun repart faire dès le lendemain.

1Vos documents, pas des exemples génériques 2Ce qui ne doit jamais sortir de l'entreprise 3Ce que chacun applique dès le lendemain

Des systèmes déjà livrés

courrier Le courrier administratif arrive en photo, la réponse sort rédigée La chaîne de rédaction assistée, appliquée à un courrier qui engage. lire le cas → demandes entrantes Traiter les demandes répétitives, passer la main au bon moment La frontière entre ce qui se traite seul et ce qui revient à un humain. lire le cas →

Questions fréquentes

Les données de mes patients peuvent-elles être traitées ?+
Pas par moi, et il faut le dire clairement : je ne suis pas hébergeur de données de santé et je n'ai pas d'agrément HDS. C'est écrit sur la page sécurité et données. Concrètement, tout ce qui touche au dossier patient reste dans votre logiciel métier agréé. Ce que je peux traiter, c'est le flux qui n'est pas du soin : rendez-vous, disponibilités, rappels, facturation.
Et la dictée du compte rendu, alors ?+
Elle n'est envisageable que dans un cadre où le traitement reste chez vous, et cela se décide avant le devis, pas après. Si la réponse est non pour votre situation, je vous le dis et on s'en tient au reste, qui représente déjà l'essentiel du temps perdu.
Un répondeur intelligent, mes patients vont mal le prendre ?+
Ils le prennent mal quand ça sonne dans le vide ou quand la machine prétend être humaine. Le système annonce ce qu'il est et passe la main dès que la demande sort du cadre.
Je suis seul, sans secrétariat.+
C'est le cas le plus fréquent, et celui où une seule brique change vraiment la semaine. On commence par les appels ou par les rappels, pas par un système complet.

Les autres secteurs

Bâtiment et BTP Architectes et maîtrise d'œuvre Bureaux d'études Mairies et collectivités Industrie et production Garages et automobile Artisans E-commerce Laboratoires et analyses Traiteurs et événementiel Instituts et bien-être Assurance et courtage Agences marketing et communication Coachs et consultants Médias et édition
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