Nicolas Leroyconsultant IA
secteur · communes et collectivités

Le PV du conseil se tape le lendemain, et le secrétariat est seul.

Dans une commune de moins de 3 500 habitants, une seule personne tient l'état civil, l'urbanisme, les délibérations, le courrier et l'accueil. Ce n'est pas un problème d'organisation, c'est une charge. Voici ce qu'une machine peut en prendre, et la partie à laquelle elle ne doit pas toucher.

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Aucun devis avant d'avoir vu vos documents réels.

mairies · ce qui circule
  1. la séance enregistrée
  2. rédaction du projet
  3. PV relu et validé
les documents
Délibérations, PV de séance, arrêtés, courriers
le rythme
Le conseil, puis le PV dans les délais
la part d'IA
Rédiger un projet de PV, préparer une réponse
la ligne rouge
Aucune donnée d'état civil dans un modèle
01 · le vrai sujet

Les documents qui vous prennent vos soirées.

Avant de parler d'outil, il faut nommer ce qui coûte. Dans votre métier, ce n'est pas « l'administratif » en général : ce sont quatre documents précis, toujours les mêmes, qui reviennent toutes les semaines.

  • Le procès-verbal de séance. repris depuis l'enregistrement ou les notes, avec les délibérations, les votes et les interventions.
  • La délibération. sortie d'un modèle Word qui traîne dans un dossier partagé, avec les visas à jour ou pas.
  • Le courrier d'administré. voisinage, voirie, urbanisme, bruit. Les mêmes questions reviennent, les réponses se réécrivent.
  • Le suivi d'urbanisme. déclarations préalables et permis, avec des délais légaux qui ne pardonnent pas l'oubli.

Le PV du dernier conseil, il a pris combien de temps ?

Cette question n'est pas rhétorique. Tant que la réponse est « moi, le soir », il y a quelque chose à faire, et la calculette du site le chiffre avec vos propres nombres, en affichant sa formule.

02 · ce que ça donne

Le même document, mais préparé tout seul.

Plutôt que de vous promettre un gain, voici la scène telle qu'elle se joue une fois le système en place. Rien n'est simulé ici : c'est l'enchaînement réel, avec les outils qui le portent.

ce qui se passe De la séance du conseil au procès-verbal relu et validé.
enregistrement de séance
Conseil municipal 9 points à l'ordre du jour, 1 h 48 seance-du-12.m4a
rédaction du projet
  • Délibérations9
  • Adoptées à l'unanimité6
  • Avec abstentions2
  • Rejetée1
le résultat
PV-seance-12-09.pdfprojet à relire et à faire approuver
prêt le lendemain matin

C'est un PROJET de procès-verbal, comme la première frappe d'un agent. La relecture, l'approbation du conseil et la signature ne changent pas.

la chaîne Les outils réellement employés, dans l'ordre où la donnée les traverse.
  1. L'enregistrementla séance, telle quelle
  2. n8nsur vos serveurs
  3. Clauderédige le projet
  4. Vos gabaritsvisas, numérotation
  5. Le procès-verbalà relire, jamais publié seul
03 · ce que je construis

Quatre briques, prises dans cet ordre.

On ne livre pas les quatre d'un coup. On commence par la plus douloureuse, celle qui vous rend une soirée dès la première semaine, et on juge sur pièce avant d'aller plus loin. C'est le deuxième chapitre de ma méthode.

01

Le projet de PV

L'enregistrement de la séance entre, un projet de procès-verbal en sort, avec les points de l'ordre du jour, les délibérations et les votes. Un projet : il est relu et corrigé par le secrétariat, puis validé par le maire. La machine tape, elle ne certifie rien.

02

La délibération au bon modèle

Vos gabarits, vos visas, votre numérotation. Ce qui manque est signalé avant l'envoi au contrôle de légalité.

03

Les réponses préparées

Les courriers récurrents reçoivent un projet de réponse appuyé sur les documents de la commune. Personne n'envoie sans avoir lu.

04

Les délais tenus

Les demandes d'urbanisme et leurs échéances sont suivies, et l'alerte tombe avant la date, pas après.

04 · l'IA à sa place

Ce qui a besoin d'un modèle, et ce qui n'en a pas besoin.

Sur 10 demandes qui arrivent chez moi avec le mot « IA », 8 se règlent par une automatisation qui ne coûte rien à l'exécution et qui donne le même résultat à chaque fois. Confier une étape à un modèle quand une règle suffit, c'est payer pour rendre son système imprévisible.

où va quoi La règle : un modèle seulement là où la forme est imprévisible.

des règles, pas d'IA

  • le classement
  • les calculs
  • les relances
  • les envois
  • les échéances

toujours pareiltestable, prévisible, et gratuit à l'exécution

un modèle, ici seulement

  • lire un document non structuré
  • comprendre une demande écrite librement
  • rédiger un premier jet

une tâche, une réponseet un écran pour vérifier avant que ça compte

05 · former vos équipes

Et si le vrai besoin, c'était de savoir s'en servir.

Une partie des demandes que je reçois ne relève pas d'un développement. L'équipe utilise déjà des outils d'IA, mal, chacun dans son coin, souvent avec des données qui ne devraient pas y être. Dans ce cas, livrer un système ne sert à rien : ce qu'il faut, c'est une formation sur mesure, construite sur vos documents à vous.

Je ne vends pas de formation sur catalogue : ça existe déjà, et souvent très bien. Ce que je fais, c'est une journée bâtie sur vos mairies et vos cas réels, avec ce qui est permis, ce qui ne l'est pas, et ce que chacun repart faire dès le lendemain.

1Vos documents, pas des exemples génériques 2Ce qui ne doit jamais sortir de l'entreprise 3Ce que chacun applique dès le lendemain

Des systèmes déjà livrés

courrier administratif Le courrier administratif arrive en photo, la réponse sort rédigée Un produit en ligne qui décrypte et rédige les courriers de l'administration française. lire le cas → pièces comptables 20 pièces déposées d'un coup, rangées et exportées La même chaîne que pour les mandats et les pièces justificatives d'une régie. lire le cas →

Questions fréquentes

Les données des administrés partent chez un fournisseur d'IA ?+
Non, et c'est le premier point à cadrer. L'état civil, les listes électorales et les dossiers sociaux ne sortent pas. Ce qui peut être traité, ce sont des documents publics par nature : ordre du jour, délibérations, PV de séance. Tout le reste se traite avec des règles, sans modèle. Le détail est sur la page sécurité et données, et je n'ai ni agrément HDS ni certification ISO : c'est écrit noir sur blanc.
Un PV rédigé par une machine a-t-il une valeur juridique ?+
Le document que la machine produit est un projet, exactement comme la première frappe d'un agent. Ce qui lui donne sa valeur, c'est la relecture, l'approbation du conseil et la signature. Rien dans le système ne se substitue à cette chaîne.
On est une commune de 800 habitants, c'est hors budget ?+
Un projet complet va de 2 000 à 5 000 € HT, ce qui est effectivement une ligne de budget. Mais on ne commence jamais par le projet complet : on prend le point le plus douloureux, souvent le PV, et on regarde ce qu'il rend. L'audit express du site est gratuit et sans email.
Et le RGPD ?+
C'est une contrainte, pas un obstacle, à condition de décider en amont ce qui est traité et où. Je pose ces questions au premier échange, avant le devis. Si votre besoin exige un hébergement que je ne peux pas garantir, je vous le dis.

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